Każdy audyt wiąże się ze stresem. Problemy często nie wynikają z braku wysiłku, lecz z braku uporządkowanego przygotowania. Analiza luk w zgodności z przepisami to narzędzie, które pozwala z wyprzedzeniem zidentyfikować obszary krytyczne i uniknąć niezgodności prowadzących do uwag, kar czy nawet utraty przetargów i certyfikacji.
Konkretny przykład
Na dwa tygodnie przed audytem firma produkcyjna odkrywa, że rejestry szkoleń są nieaktualne, kontrole dostawców odbywają się według różnych wzorów, a zamknięte działania korygujące nie mają dowodów skuteczności.
W dniu audytu te detale stają się niezgodnościami. Firma otrzymuje niską ocenę i przegrywa ważny przetarg. Problemem nie był brak procesów, ale brak jasnego i aktualnego obrazu wewnętrznych luk. Analiza luk w zgodności z przepisami pozwoliłaby ujawnić te problemy i naprawić je na czas.
Najczęstsze problemy podczas audytów
Organizacje często nie zdają audytów nie z powodu braku wysiłku, lecz dlatego, że wysiłek nie jest ukierunkowany na właściwe wymagania. Najczęstsze błędy to:
- Istnienie procedur, ale brak ich faktycznego stosowania.
- Dowody rozproszone po wielu systemach i folderach, często nieaktualne.
- Obowiązki prawne monitorowane ogólnie, bez odniesienia do aktualnych przepisów.
- Działania korygujące oznaczone jako „zamknięte” bez weryfikacji skuteczności.
Efekt: system, który wygląda dobrze na papierze, ale zawodzi podczas próbek i wywiadów.
Czym jest analiza luk w zgodności z przepisami
Analiza luk w zgodności z przepisami porównuje aktualną sytuację organizacji z:
- deklarowanymi standardami (np. ISO 37301),
- obowiązującymi przepisami prawa,
- politykami wewnętrznymi i wymaganiami klientów.
Rezultatem jest jasny plan działań z priorytetami, odpowiedzialnościami, terminami i dowodami do zebrania.
Praktyczna metoda, którą możesz zastosować od razu
- Określ zakres i kryteria
Wybierz obszary, procesy i działy objęte analizą. Sporządź listę właściwych przepisów i artykułów prawa. - Przetłumacz wymagania na prosty język
Każdy obowiązek powinien być opisany jako pytanie: Kto? Co? Kiedy? Jakie dowody to potwierdzają? - Zbieraj realne dowody
Nie ograniczaj się do dokumentów: obserwuj procesy, rozmawiaj z pracownikami, pobieraj dane z systemów źródłowych. - Oceń luki pod kątem ryzyka i wpływu
Zadaj sobie pytania: Co się stanie, jeśli to zawiedzie? Jakie jest prawdopodobieństwo? Priorytetem musi być bezpieczeństwo i zgodność z prawem. - Przekształć luki w działania
Każde działanie powinno mieć właściciela, termin i sposób weryfikacji. - Przeprowadź próbny audyt
Zorganizuj symulację 60–90 minut, aby sprawdzić, czy dowody można łatwo i szybko odnaleźć.
Powiązanie z normami międzynarodowymi
- ISO 37301: określa, jak należy budować i doskonalić system compliance. Analiza luk jest sercem tego procesu.
- ISO 31000: skupia uwagę na realnych ryzykach, zamiast na mało istotnych dokumentach.
Rezultaty w ciągu kilku tygodni
- Lista krytycznych niezgodności do szybkiego usunięcia.
- Realny plan z jasno określonymi odpowiedzialnościami.
- Czystszy i spójniejszy system dowodów.
- Mniej uwag podczas audytów i wyższe oceny w przetargach.
Studium przypadku (anonimizowane)
Średnia firma przemysłowa miała powtarzające się problemy z niezgodnościami w obszarze szkoleń i monitoringu dostawców. W ciągu 10 dni:
- ujednoliciliśmy formularze kontroli dostawców,
- zaktualizowaliśmy matrycę szkoleń i proces gromadzenia dowodów,
- dodaliśmy etap weryfikacji skuteczności działań korygujących.
Na kolejnym audycie liczba uwag spadła znacząco, a firma pomyślnie zdała audyt klienta.
Usprawnienia organizacyjne
Stosuj spójną terminologię w dokumentach i folderach—analiza luk w zgodności z przepisami, przygotowanie do audytu, compliance ISO 37301—i przechowuj finalne dowody w jednym kontrolowanym repozytorium, z prostymi nazwami plików datowanymi (YYYY-MM).
Jak ProjectZero może pomóc
ProjectZero wspiera firmy w szybkim przygotowaniu do audytów poprzez:
- budowę rejestru wymagań (ISO 37301, ISO 31000),
- zbieranie i testowanie dowodów z właścicielami procesów,
- priorytetyzację luk zgodnie z realnym ryzykiem,
- opracowanie planu działań i przeprowadzenie próbnego audytu.
Podsumowanie
Analiza luk w zgodności z przepisami to nie tylko kontrola, ale przede wszystkim narzędzie prewencji, które zapobiega niespodziankom podczas audytów i wzmacnia dojrzałość organizacji.
Chcesz odkryć swoje słabe punkty, zanim zrobi to audytor? Porozmawiaj z ProjectZero i zamień compliance w przewagę konkurencyjną.